Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä
Eteläpohjalaiset Kylät ry
Y-tunnus: 1107944–7
Osoite: Huhtalantie 2, 60220 Seinäjoki
Puh. +358 4578352625
Sähköposti: info@epk.fi
Internet: www.epk.fi

    2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
    Toiminnanjohtaja Miia Hietaniemi
    Sähköposti: miia.hietaniemi@epk.fi
    Puh. +358 4578352625

      3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
      Tietoja käytetään jäsenyyden hallinnointiin, yhteydenpitoon, viestintään, tapahtumien markkinointiin, laskutukseen ja yhdistyksen kirjanpidon lakisääteisiin velvoitteisiin.

      Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

      4. Rekisterit ja käsiteltävät henkilötiedot

      4.1 Yhdistyksen jäsenrekisteri
      Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: yhdistyksen tai kunnan nimi, yhteyshenkilön nimi, tehtävärooli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, yhdistyksen Y-tunnus, yhdistyksen www-sivuston osoite, laskutustiedot.

      4.2 Tapahtumiin ilmoittautuneiden yhteystiedot
      Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: yhdistyksen tai kunnan nimi, osallistujan nimi, asema tai tehtävärooli, osallistujan ja/tai yhteyshenkilön puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, mahdolliset ruokavaliotoiveet.

      4.3 Uutiskirjeen tilaajarekisteri
      Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat uutiskirjeen tilaajan nimi ja sähköpostiosoite.

      5. Mistä tiedot kerätään ja kuka niitä käsittelee?
      Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asianomaisilta itseltään www-lomakkeilla kerätyin kyselyin ja sähköpostitse, puhelimitse tai sosiaalisesta mediasta yhdistykseen tehtyjen yhteydenottojen kautta. Tietoja kerätään jäsentapaamisissa ja koulutuksissa. Yhteystietoja voidaan päivittää myös jäsenten kotisivuilta tai kyseltyjen tietojen perusteella. Henkilötietoja ottaa vastaan ja käsittelee yhdistyksen toiminnanjohtaja yhdessä hallituksen jäsenten kanssa.

      6. Tietojen suojaus ja säilytysajat

        Eteläpohjalaiset Kylät ylläpitämän jäsenrekisterijärjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetty henkilö/henkilöt, jolla on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Yhteyshenkilötiedot poistuvat tai päivittyvät yhteyshenkilötietomuutosten ilmoituksen myötä. Yhdistyksen tietojen säilytysaika jäsenrekisterissä on puoli vuotta jäsenyyden päätyttyä.
        Yhdistyksen järjestämien tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot tallennetaan osallistujalistoiksi (nimi, sähköposti, kylä/kunta). Ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot (esim. erityisruokavaliotoive) poistetaan heti tapahtuman jälkeen. Osallistujien tietoja säilytetään verkkokansioissa salasanan takana ja niitä voidaan hyödyntää erilaisten tapahtumien markkinoinnissa.
        Yhdistyksen rekistereistä tiedot poistetaan asianomaisen pyynnöstä.
        Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa lakisääteisten säilytysvaatimusten mukaisesti.

        7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
        Henkilötiedot tallennetaan alihankkijan hallinnoimille ja suojaamille palvelimille ja osallistujatietoja kerätään myös verkkotyökaluilla. Yhdistyksen julkaistessa painettavaa materiaalia, voidaan yhdistyksen jäsentiedotteen/-lehden tilaajatiedot (nimi, osoite) luovuttaa painotalolle, joka käsittelee tietoja yhdistyksen kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Osoitetietoja käytetään ainoastaan tiedotteen/lehden postitukseen, eikä niitä tallenneta kolmannen osapuolen tietokantoihin. Tapahtumien ja koulutusten osallistujatietoja voi olla tarpeen siirtää tila-, hotelli- ja ravitsemuspalvelujen tarjoajille ja tilausliikennepalvelujen tuottajille.

        Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

        8. Rekisterin suojauksen periaatteet
        Rekisteritietoja säilytetään ulkopuolisten palveluntarjoajien (alihankkijoiden) palvelimilla ja nämä vastaavat laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

        9. Rekisteröidyn oikeudet

          Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä tietojensa poistamista. Henkilön tulee ottaa yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön tietojen tarkastusta varten.

          10. Tietosuojaselosteen muutokset

          Tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme näistä jäsenistöä sähköpostitse, uutiskirjeessä tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

          Yhdistyksen velvoite antaa tietosuojainformaatiota perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR). Rekisterinpitäjän on annettava rekisteröidylle henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tietoja, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.


          Tietosuojaseloste on päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 20.1.2026.